Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Softnexus S.A.S., NIT 901.879.729-1, con domicilio en Calle 20 # 101A-37, Oficina 101, Cali, Valle del Cauca, Colombia. Correo: fcortes@softnexus.io. Teléfono: +57 300 188 66 15. Horario de atención: Lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia).

2. Marco legal

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Aplica a todos los datos personales que Softnexus trata como responsable, en cualquier medio.

3. Datos que tratamos

• Contactos comerciales y prospectos: nombre, correo, teléfono, empresa o entidad, cargo, descripción del proyecto, presupuesto y plazo, preferencia de contacto y fecha propuesta de reunión.
• Clientes y proveedores: datos de identificación, contacto, facturación y los necesarios para ejecutar contratos, incluidos los que exija la contratación pública.
• Candidatos: hoja de vida, experiencia, formación y enlaces a proyectos.
• Usuarios del sitio: datos de navegación y cookies, según la política de cookies.
• PQRS: datos de contacto y contenido de la solicitud.

No solicitamos datos sensibles ni de menores de edad a través del sitio. Si llegan por error, se eliminan.

4. Finalidades

1. Responder solicitudes de información y elaborar propuestas comerciales.
2. Celebrar y ejecutar contratos, facturar y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
3. Adelantar procesos de selección de personal.
4. Atender peticiones, quejas, reclamos y consultas.
5. Enviar comunicaciones comerciales solo con autorización expresa, respetando la Ley 2300 de 2023 (horarios y canales autorizados).
6. Medir y mejorar el sitio web con cookies analíticas, si el usuario las acepta.

5. Autorización

Los formularios del sitio incluyen una casilla de autorización que no viene marcada. Al marcarla, el titular autoriza el tratamiento para las finalidades indicadas en cada formulario. Conservamos la fecha y hora de la autorización como constancia. La autorización puede revocarse en cualquier momento por los canales de la sección 7, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar la información.

6. Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular, sus causahabientes o representantes pueden presentar consultas y reclamos por el canal PQRS (recibe número de radicado con fecha y hora) o al correo fcortes@softnexus.io, indicando nombre, número de identificación, medio de contacto, descripción de la solicitud y documentos de soporte.

• Consultas: respuesta en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informa el motivo y la nueva fecha, que no supera cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos: si el reclamo está incompleto, se pide completarlo en cinco (5) días; pasados dos meses sin respuesta se entiende desistido. Respuesta en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles con aviso al titular. Mientras se atiende, el dato se marca como «reclamo en trámite».

8. Encargados y transferencias

Para operar el sitio y los formularios usamos proveedores que actúan como encargados: alojamiento web (Vercel, Estados Unidos), envío de correo transaccional (Resend) y correo corporativo (Microsoft 365 y Zoho). Exigimos a estos proveedores medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas. Cuando un proyecto lo requiera, los datos pueden compartirse con aliados tecnológicos únicamente para ejecutar el contrato correspondiente.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas: cifrado en tránsito (HTTPS), control de acceso por roles, ambientes separados, copias de respaldo y confidencialidad contractual del equipo. Los datos de formularios solo son accesibles para el personal que los atiende.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras dure la relación comercial o el proceso de selección y, después, el tiempo que exijan las normas contables y contractuales. Los datos de prospectos que no avanzan se eliminan después de dos (2) años de la última interacción. Las hojas de vida se conservan hasta un (1) año.

11. Vigencia y cambios

Esta política rige desde su fecha de publicación (versión 1.0 · 16 de septiembre de 2026). Los cambios se publican en esta misma página con nueva versión y fecha. Softnexus no está obligada al Registro Nacional de Bases de Datos por el nivel de sus activos, pero cumple la Ley 1581 de 2012 en su totalidad.